Rekisteri- ja tietosuojaseloste, apurahahakijat

Tämä on Satakunnan korkean teknologian säätiössä käytössä oleva EU:n yleisen tietosuojaasetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 22.5.2018. Viimeisin muutos 22.2.2023.

1. Rekisterinpitäjä

Satakunnan korkean teknologian säätiö sr Y-tunnus 0857941-6 c/o PL 1001 28101 Pori

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Asiamies Jani Wahlman jani.wahlman@samk.fi

3. Rekisterin nimi

Satakunnan korkean teknologian säätiön apurahahakijarekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on – sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito apurahan hakijoihin. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: hakijan nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), pankkiyhteystiedot. Tietoja säilytetään kokonaisuudessaan maksetun apurahan ja saadun raportin jälkeen viisi vuotta. Hylättyjen hakemusten osalta apurahahakijoiden tietoja säilytetään viisi vuotta hakuajan päättymisestä.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan apurahan hakijalta mm. hakemuslomakkeelta, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta ja muista tilanteista, joissa apurahan hakija luovuttaa tietojaan.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Apurahan maksamiseen liittyviä tietoja luovutetaan Satakunnan korkean teknologian säätiön tilitoimistolle. Tietoja voidaan julkaista Satakunnan korkean teknologian säätiön nettisivuilla, sosiaalisen median palveluissa ja tiedotusvälineissä siltä osin kuin niin on sovittu apurahan hakijan kanssa. Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuojaasetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).